Właściwy wybór miejsca na konferencje lub spotkanie z klientami to jeden z kluczowych warunków gwarantujących powodzenie całego przedsięwzięcia. Niezależnie od tego, czy celem spotkania ma być wymiana doświadczeń i informacji, prezentacja oferty, czy też wsparcie budowy wizerunku firmy, warto zadbać o optymalne warunki, które przyczynią się do sukcesu organizatorów i pozostawią niezatarte wspomnienia w pamięci uczestników.
Lista kontrolna organizatora konferencji i spotkań
Prac organizacyjnych nie warto odkładać na ostatnią chwilę. Wręcz przeciwnie – powinny się one rozpocząć możliwie wcześnie. Zyskamy czas, by dopracować koncepcję, zebrać potwierdzenia uczestnictwa, będziemy również dysponowali większym wyborem sal i miejsc noclegowych. Ten ostatni aspekt jest szczególnie ważny, o jego znaczeniu opowiemy w dalszej części artykułu.
Określ cel i charakter spotkania
Czy będzie to kameralne spotkanie, czy raczej duże i nieco anonimowe zgromadzenie? Zależy nam na burzy mózgów i liczymy na aktywność uczestników? A może celem jest przekonanie przybyłych gości o zaletach nowego produktu, który właśnie opracowała nasza firma? Odpowiedzi na te pytania to pierwszy krok i zarazem fundament do dalszych prac.
Opracuj scenariusz
Improwizacja nie jest wskazana. Każde spotkanie to swoisty spektakl, który powinien przebiegać w zaplanowanym tempie i gwarantować osiągnięcie zamierzonego efektu. Przygotowanie harmonogramu sprawia, że łatwiejsze będzie też budżetowanie całej imprezy. Nie popadajmy jednak w przesadę — planując przebieg, jak i budżet warto założyć istnienie bezpiecznych widełek.
Wybierz odpowiednie miejsce
Znając charakter i skalę przedsięwzięcia możemy przystąpić do wyboru odpowiedniego miejsca. Organizując spotkanie o charakterze ogólnopolskim, konieczne będzie wzięcie pod uwagę kwestii logistycznych. Dojazd powinien być dogodny dla wszystkich użytkowników, a to wymaga odpowiedniego skomunikowania. W tej dziedzinie liderem jest Łódź. Położenie na skrzyżowaniu dwóch najważniejszych autostrad gwarantuje komfortowe warunki przybycia zarówno partnerom znad morza, jak i z terenów górskich. Atutem jest również baza hotelowa. Na stronie https://lodz.travel/convention/hotele-konferencyjne-i-obiekty-eventowe-w-lodzi/ znajdziemy propozycje gotowe sprostać dowolnej wizji organizatora, co ważne są to obiekty w pełni przygotowane do świadczenia usług dla biznesu. Nie musimy się więc troszczyć o zapewnienie podstawowych narzędzi, możemy za to liczyć na kompleksową obsługę, począwszy od zagwarantowania miejsc noclegowych, przez wsparcie organizacji części oficjalnej po catering i atrakcyjne rozrywki.
Ostatnia kontrola
Wszystko zarezerwowane i dopięte na ostatni guzik? Warto jeszcze raz prześledzić każdy punkt programu i zastanowić się gdzie tkwią potencjalne słabe punkty. Czy hotel jest gotowy na przyjęcie gości i zapewnienie wymaganego poziomu obsługi? Jeśli podczas rezerwacji obiektu korzystaliśmy ze sprawdzonego partnera, jakim jest Łódzka Organizacja Turystyczna, to możemy spać spokojnie, w tym przypadku ryzyko jest zniwelowane.
Już po zakończeniu spotkania lub konferencji warto wyciągnąć wnioski organizacyjne i zapisać informacje, które mogą się przydać w przyszłości. Dobrze, jeśli wśród nich znajdzie się numer telefonu do Łódzkiej Organizacji Turystycznej.
